Как разработать должностную инструкцию

Должностная инструкция

Должностная инструкция

Основным организационным документом, регламентирующим разграничение обязанностей и прав между сотрудниками, установление взаимосвязей отдельных должностей, является должностная инструкция.

Должностная инструкция — это организационно-правовой документ, в котором определяются основные функции, обязанности, права и ответственность сотрудника организации при осуществлении им деятельности в определенной должности.

Должностная инструкция позволяет:

• рационально распределить функциональные обязанности;
• повысить своевременность и надежность выполнения задач;
• улучшить социально-психологический климат в коллективе и устранить конфликты;
• четко определить функциональные связи работника и его взаимоотношения с другими специалистами;
• конкретизировать права работника;
• повысить личную и коллективную ответственность;
• повысить эффективность морального и материального стимулирования работников;
• организовать равномерную загрузку работников.

Источники разработки должностных инструкций

Исходными данными для разработки должностных инструкций являются:

• организационная и функциональная структура;
• классификатор функций управления;
• классификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих;
• нормативы управленческого труда;
• положения о структурных подразделениях;
• результаты экспертных и социологических опросов работников и др.

Первым источником для разработки должностных инструкций является Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. Справочник содержит перечень требований к квалификации специалистов различных категорий. Каждая квалификационная характеристика является нормативным документом, регламентирующим содержание выполняемых функций работников, способствующим обеспечению оптимальной технологии трудовой деятельности, рационального разделения труда, высокой организованности, дисциплины и порядка на каждом рабочем месте, а также совершенствованию системы управления персоналом. В качестве нормативной базы квалификационные характеристики должностей служащих предназначены для применения на предприятиях, в учреждениях и организациях различных форм собственности, организационно-правовых форм и отраслей экономики независимо от их ведомственной подчиненности. На основе квалификационных характеристик разрабатываются должностные инструкции для конкретных работников.

Формуляр должностной инструкции и структура текста закреплены в УСОРД.

Должностные инструкции должны быть составлены для каждой должности, предусмотренной штатным расписанием.

Разработка и разделы должностных инструкций

При разработке должностных инструкций используется положение о структурном подразделении. Положение и должностные инструкции взаимосвязанные документы, так как обязанности каждого работника вытекают из задач и функций всей службы в целом.

Текст должностной инструкции должен полно и четко определить задачи, функции, обязанности работника. Нечеткое и неполное определение сферы деятельности каждого работника ведет к нестабильности работы самой службы и несогласованности действий отдельных работников. Как правило, такая обстановка способствует возникновению конфликтных ситуаций, вызванных неправильным представлением работника о своих обязанностях. Текст должностной инструкции излагается отдельными пунктами.

Должностная инструкция обычно состоит из следующих разделов:

1. Общие положения
2. Основные задачи и функции
3. Обязанности
4. Права
5. Ответственность
6. Взаимосвязи

В первом разделе должностной инструкции «Общие положения» содержится:

• наименование должности в соответствии со штатным расписанием и основные сведения о ней: название структурного подразделения, подчиненность данного работника, категория персонала (специалист, технический исполнитель);
• порядок назначения и освобождения от должности;
• порядок замещения этой должности в период временного отсутствия работника;
• требования к профессиональной подготовке (уровень образования, стаж работы), требования к квалификации (должен знать. должен уметь. );
• перечень нормативных документов, которыми работник руководствуется в своей профессиональной деятельности, перечень распорядительных документов, регламентирующих должностные обязанности (приказы и распоряжения руководителя организации, службы ДОУ и т.д.).

Во втором разделе «Основные задачи и функции» должностной инструкции формулируется основная задача работника данной должности, предмет его ведения, участок работы. Далее идет перечисление конкретных видов работы, из которых складывается выполнение основной задачи. Например: основная задача работника — контроль за сроками исполнения документов. В разных организациях и при использовании разной технологии эта задача может складываться из разных операций. Например, при использовании ручной технологии это могут быть следующие операции:

• получение (от участка регистрации, от секретариата и др.) документов, поставленных на контроль;
• заполнение контрольных карточек;
• внесение в них отметок о ходе исполнения;
• ведение сроковой картотеки;
• передача информации;
• составление и ведение справочных картотек, обслуживание запросов специалистов аппарата управления и т.д.

Та же задача при автоматизированной технологии будет включать такие операции, как:

• внесение в компьютерную базу данных о регистрируемых документах;

• ведение компьютерной базы данных документов с отметкой «Контроль»;
• обслуживание запросов специалистов аппарата управления и т.д.

В разделе «Обязанности» должностной инструкции записывают условия, которые должны соблюдаться работником при выполнении своих функций. Например:

• соблюдать правила внутреннего трудового распорядка;
• соблюдать установленные сроки подготовки документов;
• соблюдать этические нормы общения в коллективе;
• соблюдать конфиденциальность служебной информации.

В разделе «Права» закрепляется круг прав, необходимых работнику для реализации возложенных на него обязанностей, а также порядок осуществления этих прав. В раздел вносят такие права, как: принятие решений, получение информации для выполнения своей работы, право визирования определенных видов документов, право контроля и т.д. Четкая формулировка прав работника позволяет сформулировать его ответственность, которая выделяется в отдельный раздел.

В разделе «Ответственность» записывают содержание и формы ответственности должностного лица за результаты и последствия своей деятельности, а также за неприятие своевременных мер или действий, относящихся к его обязанностям. Ответственность может быть установлена дисциплинарная и материальная, но обязательно в соответствии с действующим законодательством и учетом специфики работы организации.

В разделе должностной инструкции «Взаимосвязи» записывают порядок взаимодействия работника с другими структурными подразделениями и должностными лицами. В разделе перечисляют те структурные подразделения, от которых работник получает документы, и те, которым он передает информацию.

Должностные инструкции разрабатывает и подписывает руководитель службы делопроизводства, утверждает руководитель организации (фирмы). Должностные инструкции оформляются на общем бланке организации. Они могут быть завизированы (согласованы) с руководителями тех структурных подразделений, с которыми взаимодействует работник.

Должностные инструкции также относятся к документам длительного действия.

Пересмотр должностных инструкций обязателен при следующих условиях:

• изменение структуры организации;
• переподчинение службы делопроизводства;
• изменение наименования должности;
• изменение внутренней организационной структуры службы делопроизводства;
• внедрение новых форм и методов организации труда;
• внедрение новой технологии, так как при этом происходит перераспределение функций между отдельными работниками и структурными подразделениями.

С должностной инструкцией руководитель (или кадровая служба) обязан ознакомить работника под расписку. Виза ознакомления располагается ниже подписи руководителя службы делопроизводства (разработчика должностной инструкции) и состоит из слов «С инструкцией ознакомлен (на)», подписи работника, его инициалов, фамилии и даты.

Как разработать должностную инструкцию. Советы из практики

Определённость – это важная составляющая порядка. Устраиваясь на работу человек чётко должен понимать – что от него требуется. А поэтому его задачи и обязанности должны быть где-то закреплены. Проинструктировать новобранца можно и на словах, и на примере, но всё же лучше закрепить функции на бумаге, под которыми будет стоять его подпись. Только ни один нормативный акт не объясняет, как написать должностную инструкцию, как и не ясно – кто должен этим заниматься. Если задача по составлению инструкций ляжет на вас, можно воспользоваться правилами, описанными ниже.

Что такое должностная инструкция

Инструкция представляет собой такой документ, из которого видно:

• что конкретно сотрудник должен делать на работе;
• как он обязан работать;
• что должен знать и уметь;
• на что имеет право.

Инструкции не именные, каждый вид рассчитан на применение в отношении конкретной должности и квалификации. Составлять инструкции нужно в трёх копиях:

• одна – в дела отдела кадров;
• вторая – в дела начальника подразделения;
• третья – сотруднику.

Не будет подписи – ничем не докажешь, что работник не выполняет своих обязанностей. А поэтому и уволить его за плохую работу будет нельзя.

Разработка должностной инструкции

Чтобы составить полный и грамотный документ, для начала нужно запастись информацией:

• по какой должности и квалификации разрабатывается инструкция;
• что обязан знать инструктируемый;
• с кем обязан взаимодействовать инструктируемый в процессе работы;
• виды работ, входящие в обязанности инструктируемого;
• условия работы.

Где взять сведения по должностям

Сведения по должностям – это главный момент в написании инструкции, потому что на первоначальном этапе важно «отделить зёрна от плевел», то есть нужно выбрать именно тот перечень работ, который подходит именно конкретному работнику в соответствии с его должностью и квалификацией именно для вашего предприятия. Например, токарь второго разряда не обязан знать то, что положено знать токарю четвёртого разряда.

Ещё советскими законодателями активно разрабатывались всевозможные справочники профессий, которые не только применяются и сегодня, но и актуализируются.

Требования к руководителям или служащим можно найти в Постановлении Минтруда №37. А сам перечень должностей и список требований к ним можно скачать вот тут .

Но этот справочник касается только руководящего состава и специалистов. Требования же к рабочим профессиям просто так не разместить в статье, но можно найти их по ссылке на ЕТКС: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?base=LAW&n=92907&req=doc .

В представленном окне приведена таблица, в третьем столбце которой сначала нужно найти вид работ (сварочные, например, или литейные), а уже в открывшемся по ссылке окне вы найдёте требуемые материалы по профессиям и разрядам.

Нюанс : вам могут и не понадобиться некоторые требования, ведь справочники типовые. Поэтому посоветуйтесь с начальником отдела, где будет работать инструктируемый – пусть он отбросит всё лишнее. При этом можно добавить свои!

Информация об условиях работы

Эту информацию вы должны искать прямо на рабочем месте, где будет работать новобранец. Так как по специфике работы вы имеете право требовать информацию у любых работников организации, обяжите непосредственного руководителя новобранца предоставить сведения о таких условиях работы:

• каким оборудованием будет пользоваться инструктируемый (вид, модель);
• взаимодействие с другими членами коллектива;
• об инструментарии;
• о поведении на рабочем месте (что можно, что нельзя).

Оформление ДИ

Сама инструкция может состоять из нескольких разделов:

1. Общие положения:
   • назначение документа (например: инструкция определяет права, обязанности, ответственность и условия работы по специальности);
   • категория должности (руководитель, специалист, рабочий и т.п.);
   • как назначается должность (по конкурсу, по приказу и т.п.);
   • сведения о замещении (на время отсутствия – кто может заместить сотрудника);
   • требования к квалификации (образование, стаж, наличие прав или лицензий и т.п.);
   • список правовых актов или документов, знание которых обязательно.
2. Должностные обязанности. В этом разделе нужно перечислить все виды работ по должности, взятые из справочников и дополненные своим списком.
3. Права сотрудника. Сотрудник, например, может иметь право самостоятельно принимать решения по каким-то конкретным вопросам, а также повышать квалификацию, вносить креативные и новаторские предложения.
4. Взаимоотношения. Тут перечислите, с какими сотрудниками или отделами нужно взаимодействовать в процессе работы, кто кому подчиняется. Можно также сюда включить порядок и сроки согласования документов.
5. Ответственность. Здесь можно перечислить конкретные нарушения, за которые сотрудник будет отвечать и соответствующие наказания. Например, за брак – неначисление премии.

Утверждение ДИ

Итак, как только проект инструкции вы разработали, нужно его согласовать:

• с юристом;
• с руководителем отдела, в чьём подчинении должность по инструкции;
• с директором.

Приказ об утверждении ДИ тоже не нужно издавать, достаточно грифа утверждения директора.

Положение о должностных инструкциях

Это такой локальный акт, который описывает вышеприведённые правила. Именно в соответствии с ним инструкции должны будут разрабатываться, утверждаться, применяться и храниться.

Разработка Положения не обязательна, но оно существенно облегчает работу кадровика, так как является своеобразной инструкцией по написанию инструкций, потому что объясняет, как написать должностную инструкцию.

Составные части Положения:

• гриф утверждения;
• в какой области применяется Положение;
• общие положения о ДИ;
• должностное лицо, ответственное за разработку инструкций (должностное лицо – это сотрудник, выполняющий распорядительные функции. Им может быть и начальник ОК, и начальник другого подразделения);
• требования по оформлению, содержанию и согласованию ДИ;
• как пересматриваются и изменяются ДИ;
• порядок ознакомления с инструкциями;
• порядок их хранения.

За образец Положения можете взять наше, вот тут .

Технология разработки должностных инструкций. Полезные советы разработчикам

widget->show(‘ya_share’).”

Как разработать должностные инструкции в крупной компании? С чего начать? Кому поручить? Как актуализировать уже действующие инструкции? На эти и многие другие вопросы вы найдете ответы в статье Н.А. Порываевой.

Автор о себе:

В 2004 году закончила экономический факультет Московского авиационного института по специальности «Экономика и управление на предприятии». В сфере управления персоналом работаю с 2005 года. На текущий момент являюсь руководителем консалтинговой компании ООО “ПрогрессКАМ». Специализируюсь на вопросах нормирования и организации труда, мотивации персонала, разработки организационно-распорядительной документации, организационного развития компаний. Имею публикации в журналах «Кадровые решения» и «Планово-экономический отдел», эксперт электронного журнала «Работа с персоналом».

Прежде всего, давайте определимся с самим понятием «должностная инструкция» (ДИ). Что это за документ и главное: кому и зачем он нужен? В реальной практике ДИ – это кадровый документ, устанавливающий права, обязанности и ответственность работника, занятого на определенной должности. Она одинаково важна как для работника, так и для работодателя.

Для первого ДИ – свод правил, регламентирующих его деятельность. Для второго — источник информации, необходимой для принятия оптимальных управленческих решений при найме, аттестации/оценке работников, разработке систем материального стимулирования, применении дисциплинарных взысканий, планировании и осуществлении различных мероприятий (по повышению эффективности труда, обучению персонала и т.п.). То есть это взаимовыгодный документ, одновременно отвечающий и на вопросы работника, и на вопросы работодателя:

Как разрабатываются должностные инструкции?

Поскольку действующее трудовое законодательство четко и напрямую не регламентирует порядок разработки данных документов, то каждая организация определяет его самостоятельно, исходя из своих целей, задач, имеющихся средств и лимитов рабочего времени.

Причем по мере роста организации этот порядок всегда усложняется. Ведь, если в небольшой компании (с численностью, например, от 10 до 50 человек) разработать должностные инструкции, соответствующие реальной бизнес ситуации (действующим бизнес-процессам), вполне под силу и одному HR-менеджеру /специалисту по кадровому делопроизводству, то в крупной компании успешно реализовать этот процесс возможно лишь при слаженной командной работе всего персонала. Что для этого нужно? Первое — сформировать рабочую группу, второе — осуществить ряд подготовительных работ, третье — провести пилотный проект и уже по его результатам запустить процесс разработки ДИ в целом по всей компании.

Процесс разработки ДИ:

Давайте рассмотрим каждый из выше представленных шагов (этапов) процесса разработки ДИ как можно более подробно:

Создание рабочей группы.

Данный шаг позволяет определить перечень конкретных должностных лиц, обеспечивающих эффективность конечной разработки.

Рабочую группу рационально формировать из специалистов по работе с персоналом (кадровой службы, отдела труда и заработной платы (ОТиЗ)/организации и стимулирования труда/мотивации персонала), специалистов по организационному развитию, руководителей структурных подразделений (СП), специалистов бухгалтерии и юридической службы. Руководителем группы целесообразно назначать заместителя генерального директора по работе с персоналом (и/или общим вопросам)/начальника управления (департамента) по работе с персоналом/организационному развитию.

Таблица 1. Функции членов рабочей группы

Осуществление подготовительных работ.

Должностная инструкция рабочего

В должностной инструкции конкретизируется объем обязанностей и работ, которые должно выполнять лицо, занимающее определенную должность. Должностная инструкция в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации, или ОКУД, ОК 011-93 (утв. Постановлением Госстандарта от 30.12.1993 № 299) отнесена к документации по организационно-нормативному регулированию деятельности организации. К группе таких документов наряду с должностной инструкцией причислены, в частности, правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении, штатное расписание.

Должностные инструкции на рабочих: нужны ли?

ТК РФ не обязывает работодателей составлять должностные инструкции. Ведь в трудовом договоре с работником всегда должна быть раскрыта его трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации или конкретный вид поручаемой ему работы) (ст. 57 ТК РФ). А потому и привлечь работодателя к ответственности за отсутствие должностных инструкций нельзя.

В то же время именно должностная инструкция обычно является документом, в котором трудовая функция работника конкретизируется. Инструкция содержит перечень должностных обязанностей работника с учетом особенностей организации производства, труда и управления, прав работника и его ответственности (Письмо Роструда от 30.11.2009 № 3520-6-1 ). Более того, в должностной инструкции обычно не только раскрывается трудовая функция работника, но и приводятся квалификационные требования, которые предъявляются к занимаемой должности или выполняемой работе (Письмо Роструда от 24.11.2008 № 6234-ТЗ ).

Наличие должностных инструкций упрощает процесс взаимодействия работника и работодателя по вопросам содержания трудовой функции, прав и обязанностей работника и предъявляемых к нему требований. То есть всех тех вопросов, которые часто возникают во взаимоотношениях как с действующими работниками, так и вновь принимаемыми, а также с претендентами на определенную должность.

Роструд считает, что должностная инструкция необходима в интересах как работодателя, так и работника. Ведь наличие должностной инструкции поможет (Письмо Роструда от 09.08.2007 № 3042-6-0 ):

• объективно оценить деятельность работника в период испытательного срока;
• обоснованно отказать в приеме на работу (ведь в инструкции могут содержаться дополнительные требования, связанные с деловыми качествами работника);
• распределить трудовые функции между работниками;
• временно перевести работника на другую работу;
• оценить добросовестность и полноту выполнения работником трудовой функции.

Именно поэтому составление должностных инструкций в организации является целесообразным.

Такая инструкция может являться приложением к трудовому договору или утверждаться как самостоятельный документ.

Как составляется должностная инструкция

Для работников, которые принимаются на работу по профессиям рабочих, для определения их трудовой функции используются единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по соответствующим отраслям. Разработанные на основе таких справочников инструкции обычно называются производственными. Однако в целях унификации и упрощения внутренней документации в организации инструкции для рабочих профессий часто также именуются должностными.

При составлении должностных инструкций организации также руководствуются профессиональными стандартами.

Поскольку должностная инструкция является внутренним организационно-распорядительным документом, работодатель обязан ознакомить с ней работника под роспись при приеме его на работу (до подписания трудового договора) (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

Должностные обязанности рабочего

Круг должностных обязанностей рабочего зависит от конкретной должности, условий работы и специфики деятельности организации-работодателя. Так, к примеру, должностные обязанности кухонного рабочего или рабочего по комплексному обслуживанию зданий мы приводили в отдельных материалах. Соответственно, свою специфику имеют, например, должностная инструкция рабочего по благоустройству территории или должностная инструкция разнорабочего. А какие, скажем, у подсобного рабочего должностные обязанности? Ниже приведем пример заполнения должностной инструкции подсобного рабочего.