Дебиторка что это

Дебиторка в В2В: 3 нюанса, о которых знают не все

— А если завтра боссу взбредёт в голову на Луну меня отправить?

Менеджер Саша был в ярости. Работая не первый год, он вдруг столкнулся с тем, что ему, ни с того, ни с сего, вменили в обязанности ещё и деньги компании с клиентов забирать на постоянной основе.

И хоть не забирать физически, а просто требовать своевременной оплаты дебиторской задолженности, всё равно. Не царское это дело!

Если вашей компании задолжали клиенты, значит, вам будет полезно прочитать эту статью.

Здесь я раскрою ряд неочевидных вещей, с которыми столкнулся в процессе своей работы (когда был РОПом, руководителем отдела продаж) и работы с клиентами (уже в консалтинговых проектах).

Писать буду, так, как мы (продажники) говорим. Возможно, вам будет резать слух выражения типа «просрочка», но это жизнь, детка.

Ещё пометка: возле некоторых слов будет стоять «звёздочка», вот такая *. В конце статьи я объясню её назначение.

Так что же такое дебиторская задолженность (дебиторка)?

Дебиторская задолженность это долг клиента вашей организации.

Обычно дебиторскую задолженность разделяют на 3 вида.

1. Обычная дебиторка, не просроченная. Её разновидность – критическая, когда до просрочки осталось 5-10 дней (в разных компаниях по-разному).
2. Просроченная дебиторская задолженность. Тут всё ясно – срок оплаты прошёл.
3. Старые, давние долги.

С каждым из этих видов работать нужно по-разному.

Но сначала – архиважный пункт, о котором часто забывают.

Нюанс 1. Отчёт по дебиторской задолженности.

В 2005 году я пришёл в компанию, являющуюся крупным дистрибутором в нашем регионе.

Меня, что называется, с порога, поразила кривизна отчётов по дебиторке. Анализ дебиторки сделать было практически невозможно, что, в свою очередь, затрудняло возврат дебиторки.

Я скорешился с 1С-ником (программистом, работающим с программой 1С), и мы сделали такой отчёт, который позволил сразу снизить дебиторку в несколько раз.

Что же это за отчёт?

Разные организации дебиторку считают по-своему. И очень часто, оперируя непонятными терминами. А надо считать максимально просто.

Примем, что дебиторка, за которую должны нести ответственность менеджеры – это просроченная дебиторка (см. п. 2 выше), «делённая» на оборот (выручку) за период.

Пример: просрочено 100 тыс руб, оборот 500 тыс. руб. Дебиторка (просроченная) равна 100/500=20%.

Просто? Поехали дальше.

Давайте начнём с конца отчёта. В самой нижней строчке должна стоять эта самая цифра в % (знаю, правильно говорить «число», но как-то не звучит))). Этот процент создаётся как по компании, по отделам, так и по каждому менеджеру. Такой отчёт для менеджера – главнейший инструмент, он должен делаться ежедневно (край раз в 2-3 дня) и быть всегда перед глазами (в папке) менеджера.

Само собой, если отчёт заканчивается общим % просроченной дебиторки, то в «теле» отчёта должны быть такие же параметры, только по клиентам.

Параметры: Клиент, Оборот (сумма руб, по датам руб), Проср. Дебиторка (так же, сумма общая руб, по датам руб).

Это блок из нескольких строк на одного клиента.

Ниже – по другому клиенту, и так по всем клиентам менеджера (отдела, компании).

Но есть фишка, которая значительно увеличит эффективность отчёта.

Нюанс 2. Предохраняемся от появления дебиторки.

Очень просто выделить серым цветом те даты, за которые скоро образуется долг. То есть, как только дебиторка подходит к критической отметке, т. е. осталось 5-10 дней – у менеджера в отчёте должна появиться ячейка либо строка, в которой что? – правильно: даты и суммы приближающегося долга выделены серым цветом.

Менеджер легко вспомнит обстоятельства отгрузки, и, если в мотивации есть пункт, касающийся дебиторки*, то заблаговременно позаботится о создании соответствующего отношения у клиента к этому долгу (сроку отдачи). Хм, красиво сказал…

Заметьте, я не собираюсь рассказывать о том, как технически осуществлять возврат дебиторки. У правильно замотивированного и проинформированного менеджера просыпается живой интерес к этой теме. А вообще, менеджер начинает понимать, что профилактика просрочки рулит. Сами, наверное, знаете, что с профилактикой у нас в жизни не всё однозначно. Для этого и нужен грамотный отчёт.

Так вот, в 2005 году, благодаря правильному отчёту, менеджеры как на ладони стали видеть, кого сегодня предупредить заранее о приближающемся долге, а кто уже должен, и сколько дней. Их руководители видели ежедневно меняющуюся картину, и помогали подчинённым контролировать работу с дебиторкой.

С отчётом закончили. Теперь давайте определимся, как сделать так, чтобы манагеры не бунтовали при введении нового бонуса/наказания за дебиторку (как в первом абзаце статьи).

Нюанс 3. Как начать работу с дебиторкой в компании?

Как объяснить менеджерам, что теперь снижение просроченной дебиторки — это их работа?*

Тут всё просто: сделайте 3 ступени. Например, в сентябре дебиторка должна быть такой-то (звучит %, прописывается в мотивацию). В октябре – уже меньше процент. К новому году цель – такой-то %. Важно: давние долги должны быть убраны из дебиторки!

Какие долги считать давними? – спросите вы.

А вот представьте, что менеджер сидит рядом и тыкая пальцем в очередного клиента, вопрошает:

— Как я могу на этот долг повлиять?

Если не знаете, что ответить – стало быть, долг давний. Это не значит, что большинство просроченных долгов должны считаться давними. Это значит, что вам, уважаемый собственник или руководитель бизнеса, надо напрячь извилины, и объяснить менеджеру, что необходимо сделать для возврата долга. Это наша работа, уважаемые боссы.

Пока всё. Напишите в комментариях свои вопросы, и я на них отвечу либо отдельной статьёй, либо так же в комментах.

А теперь давайте объясню, откуда в тексте взялись звёздочки возле некоторых слов. Вот такие *

Некоторое время назад я начал вести e-mail рассылку, раскрывающую перипетии построения отдела продаж в реальной компании. Это мой консалтинговый опыт, описанный на грани соблюдения конфиденциальности.

Поэтому, сами понимаете, особо в эту «секретную» рассылку я не зову. Туда сами приходят.

Приходят только те, кто действительно заинтересован построить/перестроить отдел продаж быстро и без лишних движений. А заодно поулыбаться над персонажами этой саги.

Для подписчиков данной рассылки я сегодня опубликовал очередное письмо, в котором описал ту, настоящую ситуацию, и раскрыл некоторые фишки-усилители. А эти усилители усиливают как раз те моменты, возле которых стоит звёздочка в статье, которую вы сейчас читаете.

Если хотите попасть в «закрытый клуб» строителей отделов продаж, то оставьте свой e-mail в форме ниже, и я вас добавлю в рассылку (после небольшой проверки, которая вас никак не затронет). Впереди ещё много писем, раскрывающих разные стороны эффективного отдела продаж.

*** Близко к теме дебиторки произрастает тема безопасности бизнеса. По такому случаю предлагаю посмотреть короткое видео, которое я записал в конце февраля, стоя в глубоком снегу (вот такой у нас сибирский климат!). В этом видео – несколько пунктов, зная которые, вы предохраните свой бизнес от увода. Пересмотрел видео: не слишком ли элементарные вещи я объясняю? Ну, я ж не знаю, реализованы эти фишки из видео в вашем бизнесе. Поэтому если не реализованы — нет смысла объяснять что-то более серьёзное (и я неизбежно выгляжу Капитаном Очевидность). Тогда сначала реализуем, а если это в вашей компании внедрено — мне нужно поработать с вами индивидуально. Как? Объясняю ниже, под видео. ***

Что такое дебиторка: случаи формирования задолженности

Работа в сфере торговли редко проходит гладко, в процессе торгово-закупочной деятельности и реализации конечного продукта периодически образуются долги. Один из самых распространенных видов – дебиторская задолженность, на экономическом сленге – «дебиторка». В сфере финансов дебиторка – это долг клиентов перед юридическим лицом, поставляющим определенный вид услуг или товаров.

Виды дебиторки

Задолженность делится на три вида, в зависимости от срока, за который погашается/не погашается долг. Это:

• Естественная/нормальная – когда соблюдены оговоренные сроки и сумма гасится своевременно.
• Просроченная – долги не закрыты в обещанное время.

Также задолженность делится на подвиды по длительности просрочки. Это:

• Ожидаемая – все погашено в срок.
• Сомнительная – нет гарантии погашения долгов, так как отсутствуют необходимые документы.
• Безнадежная – превышены 3 года срока исковой давности, либо компания, которая так и не расплатилась, признана банкротом.

Дебиторка – иногда это сигнал о нелогичных действиях в бизнесе

Дебиторская задолженность – издержки исключительно системы постоплаты, когда компания/фирма отдает товар, за который контрагент расплатится только после его реализации. Этого можно избежать, сотрудничая по предоплате, однако, не все так просто, есть ситуации, которые вынуждают продавцов отдавать товар на условиях постоплаты.

Что заставляет компании поступать столь нелогично:

1. Нехватка оборотного капитала. Чаще всего весь финансовый объем у продавца всегда находится в обороте, и лишних средств на покупку новой партии товаров он выделить не может, «выдернув» изрядную сумму из оборота, есть риск полностью развалить дело.
2. Неизвестность товара. Такую продукцию вряд ли купят по предоплате, новичкам приходится рисковать и отдавать новые марки на реализацию, получая от второй стороны оговоренную цену лишь после полной реализации взятых на перепродажу партий.
3. Большие издержки при хранении. Для некоторых видов товара приходится нанимать склады, долговременная аренда выливается в ощутимые расходы. Получается, что в таких ситуациях намного дешевле хранить продукцию в помещениях продавца и немного подождать, пока он ее реализует и отдаст долг.
4. Продукты с коротким сроком реализации. Скоропортящийся товар вообще нет смысла хранить, его тяжело быстро и в полном объеме сбыть по предоплате, потому отпуск его по дебиторке – отличный выход сократить брак, образующийся в результате порчи, и своевременно получить оптимальный заработок.
5. Конкуренция. Когда продавец выбирает своего поставщика, он ищет самые выгодные для себя условия, а потому многие небольшие компании работают по постоплате, пытаясь выжить среди «предоплатников» с устойчивой постоянной клиентурой.

В таких ситуациях важно осознавать, что продавец, которому вы отдаете товар, стремится не только заработать и вернуть вам деньги, но и оттянуть срок и пустить их еще раз в оборот. Иногда возможны случаи, когда ему и вовсе не удается реализовать продукцию, и тогда шанс вернуть деньги невелик. Поэтому, отдавая товары, необходимо жестко отслеживать сроки и коэффициенты их оборачиваемости и регулировать дебиторку.

Что можно делать с дебиторской задолженностью

Дебиторскую задолженность, выходящую из-под контроля, нужно вовремя отрегулировать.

Как это сделать:

• Нанять мерчендайзера – это сотрудник, который полностью отслеживает реализацию партии, взаимодействуя с магазинами, где продается товар. Он контролирует цены, выгодное расположение на полках и пр.
• Провести рекламную акцию.
• Изменить упаковку.
• Убедить продавца поменять приоритет позиций и дать вашей продукции более выгодные места.
• Убедить фирму, взявшую ваш товар на реализацию, снизить цену, если процесс продажи идет слишком медленными темпами.
• Дать дополнительную ссуду, если это целесообразно, иногда такой шаг вкупе с продлением срока возврата денег и дополнительными маркетинговыми ухищрениями по продвижению наименований помогает спастись от финансового краха.
• Выбить долги – крайняя, но, зачастую, действенная мера. Для этого нанимаются коллекторы, которые регулярно звонками и визитами буквально «давят» на психику должников, что почти всегда срабатывает. Однако, это крайняя мера, лучше пытаться регулировать дебиторку на более ранних сроках, не допуская больших сроков.

Как заработать на дебиторке

На дебиторской задолженности можно не только потерять деньги, но и, наоборот, их преумножить. Сделать это можно с помощью цессии – переуступки долга третьему лицу.

Когда компания не имеет возможности в срок вернуть свои деньги, которые нужны срочно здесь и сейчас, она перепродает свой долг другому лицу по сниженной цене. Если предоставленная информация подтверждает удовлетворительную перспективу получения процентов по вынужденной отсрочке, можно выкупить такую дебиторку «со скидкой» и позже получить полную сумму от должника, заработав на разнице. Однако предварительно стоит проверить компанию на банкротство на федеральном ресурсе.

Как избежать просрочки по дебиторке — советы профессионалов

Для того чтобы дебиторская задолженность не превышала планируемые сроки, необходимо организовать систему ее учета.

Для этого понадобится ряд мероприятий:

1. Назначить лицо, ответственное за контроль над дебиторкой.
2. Проверять ликвидность и репутацию потенциальных компаньонов.
3. Оформлять все процедуры в бумажном виде в соответствии с законодательством.
4. Установить лимиты и отслеживать даты сроков.
5. Проработать условия предоставления отсрочки, все лимиты и условия, и также отслеживать ситуацию.
6. Штудировать состав дебиторки по бухгалтерским документам.
7. Проводить планирование по итогам на конец месяца.

Вывод

Дебиторка – естественный процесс торговли, который может, как принести прибыль, так и разорить компанию. Результат будет зависеть от компетентности руководителя и уровня его экономических знаний. При рациональном подходе тщательно отслеживаемая дебиторская задолженность не только не принесет убытков, но и может стать источником стабильного дополнительного заработка.

УДЗ или управление дебиторской задолженностью – что делает и делает ли Фактор с вашей дебиторкой

Недавно в одной крайне популярной социальной сети в группе, объединяющей участников по интересу “факторинг”, была приведена цитата одного клиента, которая звучала примерно так: “Вы все (Факторы то есть) поете песни про УДЗ, как о какой-то услуге – это что за разводняк такой”? Попробуем разобраться, откуда такое пренебрежение к работе Фактора с дебиторской задолженностью.

Итак, если Фактор предлагает Клиентам только факторинг с регрессом, управления дебиторской задолженностью там, скорее всего, действительно не будет. Факторинговая компания просто попросит клиента вернуть финансирование при наступлении срока регресса. Если в качестве Фактора выступает банк, то вероятность развития этих событий еще выше, поскольку для работы с дебиторской задолженностью нужны отдельные сотрудники, которых, как правило, просто нет в штатном расписании банка.

Рассмотрим процесс управления дебиторской задолженностью на примере НФК, которая реально работает с дебиторкой. В каждом представительстве НФК есть кредитные контролеры, ведущие работу по напоминанию Покупателям необходимости произвести оплату и сбору дебиторской задолженности. Кроме того, с недавнего времени клиенты НФК в режиме он-лайн могут изучать отчеты, где отображен процесс и результат работы НФК с дебиторкой. Компания заходит в систему “е-факторинг”, загружает специальный отчет “Факторинговое обслуживание”, в котором отображается содержательная часть работы с дебиторской задолженностью в отношении каждого покупателя по каждой поставке.

Вот мнение коммерческого директора производственной компании, работающей с НФК по факторингу с 2008 года:“Мы живем в век высоких технологий, поэтому для повышения эффективности своей работы оснащаем производственные цеха новейшим оборудованием, пользуемся современной техникой, а для контроля отдела продаж используем CRM-систему. Очень приятно, что наши партнеры по бизнесу также внедряют электронные технологии в свою работу. Так НФК, с самого начала нашего сотрудничества предложила нам работать в программе e-factoring. Как руководителю, мне некогда отслеживать все поставки, которые мы передаем на факторинг, этим у нас занимается специальный сотрудник, но мне очень нравится, что процесс работы НФК с нашими покупателями я могу контролировать в режиме он-лайн. Эти отчеты я консолидирую с выгрузками из CRM по продажам, и вот что интересно – с 2010 года продажи стабильно растут на 15-20% в год, но в тоже время из моего лексикона исчезла фраза просроченная дебиторская задолженность. СпасибоНФК“.

Получается, что в процессе факторингового обслуживания клиент не только получает финансирование оборотного капитала или исключает риск неоплаты отгруженного товара, но и в качестве “бонуса” – сокращение просрочек в оплатах и, как следствие, в целом улучшение платежной дисциплины.

Как правило, работа с просроченной дебиторской задолженностью делится на 2 этапа. Первый этап – это нормальная, “рабочая” просрочка (25-30 дней). Если дебиторка не гасится в эти сроки, она приобретает характер проблемной, и тогда начинается второй этап работы.

До наступления даты платежа факторинговая компания не беспокоит покупателей своего клиента – сотрудники Фактора могут по телефону напоминать покупателю о сроках оплаты лишь при наличии соответствующего пожелания со стороны Клиента. “Не люблю давать деньги в долг, – говорит один из клиентов НФК, работающийпофакторингу с регрессом, – всегда неприятно напоминать должнику об оплате. В бизнесе, как в жизни, дебиторская задолженность тоже нисколько не радует. Но здесь другое – предоставление отсрочки платежей – одно из наших конкурентных преимуществ, и мы не можем от него отказаться. Заключая договор на факторинговое обслуживание, мы прежде всего ставили задачу по сокращению кассовых разрывов, но то, что сотрудники НФК взяли на себя неприятную для нас функцию напоминания об оплате, стало для нас приятным бонусом”.

Если Покупатель осуществляет платеж не позднее 5-7 дня после наступления даты платежа по договору поставки, то, как правило, по предварительному согласованию с факторинговой компанией, последняя также не будет беспокоить звонками, касательно погашения задолженности. Когда проходят эти самые 5-7 дней, сотрудники факторинговой компании начинают более активно взаимодействовать с Покупателем. Первый шаг – это общение по телефону с учетом истории контактов и динамики платежей, причем последующие звонки после первой попытки выяснить причины задержки в оплате осуществляются в “дату контроля” (дату, когда покупатель обещал выполнение каких-либо действий). На основании выявленных причин сотрудник факторинговой компании вместе с Покупателем составляют и согласовывают график погашения дебиторской задолженности. В идеале завершающим действием на данном этапе будет, конечно же, погашение задолженности в рамках установленного графика, но, к сожалению, и это происходит не всегда. Если и в этом случае дебитор не выполняет взятые на себя договоренности, сотрудник факторинговой компании может попросить прислать гарантийное письмо и график оплат, т.е. перевести договоренности из устной формы в письменную.

“Наша компания на рынке более 15 лет. За это время выстроились долгосрочные отношения со многими клиентами. С одной стороны, это замечательно, но с другой, иногда наши постоянные клиенты позволяли себе задерживать оплату товара. И все мы знали, что они, конечно, заплатят, но когда? С появлением Фактора клиенты стали гораздо более дисциплинированными. Теперь и деньги и документы мы получаем вовремя”, –комментирует финансовый директор крупной торговой компании.

После наступления 25-30 дня просрочки, покупатель передается в отдел по работе с просроченной дебиторкой. На данном этапе к звонкам-напоминаниям и письмам с требованиями предоставления графика погашения дебиторской задолженности добавляются мероприятия выездного характера для проверки финансово-хозяйственной деятельности и согласования порядка погашения долга. Отметим, что вся работа ведется в строгом соответствии с действующим законодательством РФ.

Конечно, бывает так, что комплекс мероприятий был проведен в полной мере, период ожидания истек, а выплат со стороны должника так и не последовало. В этом случае наступает срок регресса, когда Покупателю необходимовернуть Фактору ранее выданное финансирование и взяться за самостоятельное взыскание задолженности. Конечно, в том случае, если Поставщик работает с Фактором по “регрессу”. Как именно будет действовать в этом случае Поставщик в отношении своего должника, решать ему. Он может составить претензию Покупателю, описав в ней отнюдь не радостные последствия в случае непогашения дебиторской задолженности. Если же работа строилась по схеме безрегрессного факторинга, то работа по взысканию дебиторки – это забота Фактора. Как правило, предпринимаются попытки досудебного урегулирования – если стороны достигают компромисса, то возможно подписание соглашения о погашении задолженности. Если же нет, то факторинговая компания готовит исковое заявление и обращается в арбитражный суд затем, чтобы взыскать денежные средства.

По этому поводу генеральный директор крупной торговой компании, работающей с НФК по безрегрессному факторингу с 2010 года, говорит следующее: “В кризисный 2009 год дебиторская задолженность была головной болью всей компании – от отдела продаж, бухгалтерии и юридической службы до собственников. Почти половина наших дебиторов допускала значительные просрочки платежей, что сильно тормозило развитие бизнеса, и, в конце концов, нам пришлось судиться с одним из клиентов, который оказался на грани разорения и был нам должен почти 2 миллиона рублей. Предложение о работе по факторингу от НФК стало для нас настоящим спасательным кругом. Мы выбрали факторинг безрегресса, несмотря на высокие ставки по обслуживанию, и вот уже 2 года спокойно развиваем бизнес, не опасаясь неоплат поставок от наших покупателей. Более того, мы стали предоставлять отсрочку платежа другим клиентам, что позволило нам нарастить клиентскую базу на 30 % и, соответственно, увеличить объем продаж. В тонкости того, как НФК работает с нашими дебиторами, я не вдаюсь, мне важен конечный результат в денежном выражении. И, если честно, он меня устраивает”.

В заключении вернемся к такому определению процесса управления дебиторской задолженностью, данному в социальной сети, как – “разводняк”. Имеет ли оно место быть в практике факторингового обслуживания? Ведь, казалось бы, на примере НФК мы убедились, что факторинговая компания действительно работает с дебиторской задолженностью.

Но, к сожалению, подобную работу проводят далеко не все Факторы, поэтому, обращайте внимание на следующие факты:

1. Есть ли у фактора выделенные сотрудники для работы с дебиторкой, и есть ли они по месту нахождения дебитора?
2. Каковы процедуры УДЗ, как часто происходят напоминания об оплате, высылаются письма, совершаются звонки и т.д.?
3. Каким образом вы можете отслеживать процесс УДЗ?

Если же Фактор затрудняется ответить на данные вопросы, скорее всего Вы действительно столкнулись с тем самым “разводняком”.

Как контролировать дебиторскую задолженность: методы и инструменты

Дебиторская задолженность представляет собой сумму долгов, причитающихся предприятию со стороны юридических и физических лиц, которые являются его должниками. По сути, она является активом предприятия, поэтому очень важно держать ее под контролем. В противном случае компания неизбежно столкнется с постоянным и неуправляемым ростом задолженности.

Дебиторская задолженность классифицируется:

• по срокам погашения (краткосрочная — платежи ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты; долгосрочная — платежи ожидаются более чем через 12 месяцев после отчетной даты);
• по степени возможности взыскания (текущая — задолженность в пределах тех сроков оплаты, которые установлены договором; сомнительная — срок погашения уже нарушен, но предприятие уверено, что средства будут получены; безнадежная — долги нереальные для взыскания).

В зависимости от масштабов деятельности компании могут устанавливать свои собственные классификации дебиторской задолженности.

Как не допустить появления сомнительных и безнадежных долгов

Существует несколько способов предотвращения появления плохих долгов или их минимизации.

1. Предоплата

Если есть риск возникновения проблем с покупателем, лучше заключить с ним договор на условиях предоплаты. Причем предоплата в этом случае должна быть 100 %. Тогда у вас, как у поставщика, не возникнет проблем с долгами.

2. Обеспечение в виде залога, поручительства, банковской гарантии

3. Встречная задолженность (кредиторская)

Когда есть встречная задолженность, можно относительно спокойно отгружать продукцию без предоплаты, без обеспечения и прочих подстраховочных вариантов. Если есть кредиторская задолженность и возникает дебиторская задолженность, всегда возможно перекрыть их путем взаимозачета.

4. Аккредитив

Это довольно экзотический вариант, хотя и незаслуженно забытый. Аккредитив — одна из форм безналичных расчетов, смысл которой заключается в следующем: когда обе стороны договора (допустим, на осуществление поставок) не доверяют друг другу (то есть поставщик не доверяет покупателю, так как боится, что он его не оплатит, а покупатель боится делать предоплату, потому что не уверен, что поставщик отгрузит товар), проблему может решить третья независимая сторона в лице банка (банк-эмитент).

В этом случае банк открывает аккредитив: часть денежных средств расчетного счета покупателя переводятся на специальный счет в этом банке, и покупатель в течение определенного срока не имеет права распоряжаться этими деньгами. Затем банк сообщает поставщику о том, что деньги для него «зарезервированы» на отдельном счете и эти деньги ему будут перечислены, как только он представит документы, подтверждающие отгрузку.

К сожалению, эта услуга не пользуется особой популярностью. Вероятно, потому, что она недешевая. Но с точки зрения финансовой и гражданско-правовой это хороший вариант для предотвращения накопления долгов.

6 методов внутреннего контроля дебиторской задолженности

Сразу нужно сказать, что универсальных методов контроля дебиторской задолженности не существует. Все очень специфично, и многое зависит от деятельности предприятия, его масштаба, сумм, которые проходят, клиентов, рынка, на котором предприятие работает. Приходится учитывать слишком много факторов. Тем не менее можно ориентироваться на несколько важных критериев.

1. Плановый уровень дебиторской задолженности

Максимально допустимый размер дебиторской задолженности определяется расчетным путем. Он выражается в абсолютных величинах и / или в процентах по отношению к выручке.

Речь идет о сумме долгов, которую предприятие может себе позволить без серьезного ущерба для финансово-хозяйственной деятельности. Размер этот лучше устанавливать в твердой сумме, то есть в рублях. Дополнительно можно установить и в проценте от выручки.

2. Условия предоставления отсрочки платежа (кредита) клиентам

У компании может быть принят какой-то конкретный срок — 15 или 30 дней, например. Но один срок не может быть универсальным для всех, с кем она работает.

Если речь идет о ключевом или постоянном клиенте, то для него срок может быть длиннее. Ведь он, как правило, делает большие заказы и регулярно выполняет свои обязательства.

Если появляется новый клиент, в котором компания пока еще не уверена, то срок имеет смысл пересмотреть в сторону уменьшения. Проблемному клиенту срок нужно устанавливать либо минимальный, либо вообще настаивать на предоплате.

3. Мотивация сотрудников

Желательно разработать систему, при которой заработная плата сотрудника будет зависеть от срока дебиторской задолженности.

4. Процедура предоставления отсрочки платежа клиентам

Большую роль в принятии решения о предоставлении клиенту кредита играет собранная о нем информация.

Можно начать с анализа информации из открытых источников и той информации, которая запрашивается у покупателей. Как давно они работают на рынке? С кем из их контрагентов можно связаться, чтобы получить отзывы? Насколько аккуратно они рассчитываются? Много ценной для анализа информации можно извлечь из сайта компании.

Лучше всего лично посетить офис покупателя. Это позволит сформировать представление о том, насколько рискованно будет работать с ним.

5. Определение параметров оценки предоставленной клиентом информации

В данном случае важно учитывать наличие имущества, за счет которого возможно погашение задолженности, размер и динамику кредиторской задолженности, потенциальные финансовые трудности и проблемы с платежеспособностью.

6. Распределение ответственности за управление дебиторской задолженностью между коммерческой, финансовой и юридической службами

Все зависит от масштабов предприятия, но даже на малом предприятии имеет смысл определить, кто и за что отвечает в работе с дебиторской задолженностью, как распределяется ответственность.

С точки зрения логики коммерческий отдел должен отвечать за предоставление отсрочки платежа, осуществлять контроль над текущей дебиторской задолженностью. Участок работы юридического отдела — сомнительная и безнадежная дебиторская задолженность (личные встречи, переговоры, переписка, претензии, исковое заявление). К бухгалтерии относятся учет, контроль над оформлением и списание дебиторской задолженности.