Что значит работа с дебиторской задолженностью

Работа с дебиторской задолженностью

Общие вопросы управления активами организации мы рассматривали в нашей консультации. Работа с дебиторкой – один из элементов такой системы управления.

Управление дебиторской задолженностью

Управление дебиторской задолженностью предприятия предполагает поддержание ее оптимальной величины с учетом «качества» дебиторской задолженности. Это достигается за счет:

  • преддоговорной работы, когда будущий дебитор тщательно проверяется на предмет его платежеспособности;
  • юридического сопровождения заключения договоров и их исполнения;
  • полного и своевременного учета дебиторской задолженности организации;
  • контроля величины, состава и структуры дебиторской задолженности;
  • претензионной работы с дебиторами.

Текущая работа с дебиторской задолженностью

На этапе заключения договора с будущим дебитором организация может предусмотреть в договоре различного рода санкции за нарушение сроков оплаты (например, штрафы за неуплату и проценты за просрочку). Это будет дополнительным стимулом для должника не затягивать с оплатой долгов.

Текущий контроль дебиторской задолженности предполагает, к примеру, что на основе составленных графиков погашения дебиторской задолженности производится ежедневный мониторинг своевременности оплаты долгов. Для ускорения оборачиваемости дебиторки немаловажную роль играет мотивация сотрудников. Система оплаты труда в организации может предусматривать выплату дополнительного вознаграждения работникам, которые эффективно работают с должниками и договариваются об оплате «зависших» долгов.

В вопросах управления дебиторской задолженности важны расчет и анализ основных показателей, характеризующих состав, структуру и состояние дебиторки. К примеру, может рассчитывается и анализироваться в динамике коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности. Снижение показателя может быть дополнительным сигналом к тому, что эффективность работы с дебиторами нужно повысить.

Вопросами управления дебиторской задолженности в организации занимаются различные подразделения. В зависимости от масштабов организации и специфики ее деятельности это могут быть договорной или юридический отдел, бухгалтерия или отдел продаж. Как правило, эффективный процесс управления дебиторской задолженностью обеспечивается за счет слаженного взаимодействия всех подразделений организации, которые в той или иной степени работают с дебиторами.

Взыскание дебиторской задолженности

Управление дебиторской задолженностью предполагает в числе прочего реструктуризацию долгов. Она может предусматривать, к примеру, предоставление скидок при быстром погашении дебиторки, прощение части долга при условии быстрой оплаты оставшегося долга или уступку дебиторской задолженности другим организациям.

В организации также должна быть поставлена претензионная работа в отношении тех должников, которые просрочили оплату, и когда единственный путь погашения задолженности – взыскание дебиторки.

Управление дебиторской задолженностью в бухгалтерии

Напомним, что бухгалтерия в вопросах управления дебиторки играет немаловажную роль. Именно благодаря ей в отчетности будет представлена реальная величина дебиторской задолженности. Ведь по сомнительной задолженности в бухучете должен создаваться соответствующий резерв, а безнадежные долги и вовсе подлежат списанию с баланса. Поэтому нереальная к получению дебиторка в балансе показана не будет, а величина сомнительных долгов будет скорректирована. А, значит, на основе отчетности пользователь, как правило, сможет сделать обоснованные выводы о реальной величине дебиторской задолженности организации и качестве работы с ней.

Профессия: специалист по работе с ДЗ

Какую роль выполняют специалисты по работе с дебиторской задолженностью в компании? С какими задачами они сталкиваются в своей работе с “дебиторкой”? Какие требования предъявляются к претендентам на эту должность специалистов ДЗ? Каковы их основные должностные обязанности?

В любой компании, будь то небольшая фирма, или крупная корпорация, важно грамотно организовать систему работы с дебиторской задолженностью (англ. AR – accounts receivable) для того чтобы оптимизировать срок оборачиваемости денежных средств и сократить до минимума денежный цикл. Это позволит компании высвободить денежные средства, чтобы сформировать необходимый денежный резерв и минимизировать риск потери ликвидности.

В структуре финансово-экономической службы компании управление дебиторской задолженностью относится либо к отделу бухгалтерии, либо к управлению финансового контроля и подчиняется финансовому директору (CFO). В некоторых компаниях отдел по работе с ДЗ выделяется в отдельный блок (иногда он также объединяется с кредитным отделом, англ. Credit & AR Department).

При этом специалисты, ответственные за работу с ДЗ, также тесно взаимодействуют с сотрудниками корпоративного казначейства и специалистами отдела бюджетирования, как в области планирования собираемости дебиторской задолженности (для составления мастер-бюджета и текущих операционных бюджетов: БДР и БДДС), так и по направлению анализа причин отклонения от целевых (плановых) показателей оборачиваемости ДЗ.

Дебиторская задолженность возникает вследствие временного разрыва между сделкой купли-продажи и оплатой товаров или услуг. Эффективное управление дебиторкой крайне важно для роста продаж и дохода компании. Потому что в условиях жесткой конкуренции осуществление продаж только на условиях 100% предоплаты или неготовность авансировать поставщика могут подорвать конкурентные позиции компании на рынке. Вот почему грамотные специалисты в области управления ДЗ очень ценятся на рынке труда.

Дебиторка подвержена рискам невозврата, а также инфляционных и иных потерь. Поэтому ежедневная работа специалистов по управлению дебиторской задолженностью строится не только вокруг ведения учета и контроля количественных показателей ДЗ (структура, размер, оборачиваемость и т.д.), но и фокусируется на управлении ее качеством и минимизации рисков ее невозврата (т.е. возникновения просроченной ДЗ на балансе компании).

Для реализации этих задач специалистам по работе с ДЗ необходимо уметь собирать актуальную информацию о статусе исковой работы и исполнительного производства по своим контрагентам-должникам для принятия оперативных мер по взысканию ДЗ. В ряде специфических регулируемых отраслей (например, электроэнергетика) приходится также решать проблему определения суммы оспариваемой задолженности (например, при наличии разногласий по применяемым тарифам).

Читать еще:  Как привязать карту к apple pay

Управление качеством ДЗ строится на умении специалистов структурировать дебиторскую задолженность в зависимости от финансового состояния контрагента (т.е., например, наличия фактов проведения в отношении него процедур банкротства). Это позволяет при наличии соответствующих оснований либо списывать, либо продавать задолженность с дисконтом.

Специалисты по работе с ДЗ также участвуют в формировании внутренних регламентов в отношении коммерческого кредитования продаж и предоставления отсрочек покупателям. Зачастую им приходится для этого участвовать в составлении системы:

  • кредитных рейтингов для классификации контрагентов по степени риска невозврата ДЗ, и
  • кредитных лимитов.

В этой связи к соискателям на должность специалиста по ДЗ часто предъявляются требования отличного владения инструментами финансового анализа компаний. Поэтому многие специалисты по работе с ДЗ начинают или продолжают строить свою карьеру в сфере кредитной или финансовой аналитики (например, в банковской сфере).

Еще одной трудностью в работе специалистов по ДЗ является контроль показателя оборачиваемости дебиторской задолженности, которая определяется по формуле:

средний размер ДЗ за период × Количество дней в периоде : Выручка за период.

Снижение этого показателя может говорить об ухудшении качества ДЗ, а также об увеличении денежного цикла и снижении общей рентабельности компании. Поэтому нередко данный показатель является ключевым KPI специалистов по дебиторке. При этом, в KPI обычно не ставится размер дебиторки как таковой, поскольку ее рост в абсолютных величинах или ее доли в оборотном капитале не всегда оценивается негативно (например, если вызван увеличением продаж при сохранении кредитной политики и качества долгов).

Подводя итог, можно перечислить основные должностные обязанности специалистов по работе с ДЗ:

  • участие в формировании политики управления дебиторской задолженностью в компании;
  • контроль своевременного закрытия дебиторской задолженности и корректного отражения этих операций в системе бухгалтерского учета;
  • контроль соблюдения регламентов кредитной политики;
  • расчет основных показателей для оценки качества управления ДЗ и сравнение их с плановыми;
  • анализ причин возникновения просроченной дебиторской задолженности и выработка мер по ее сокращению;
  • формирование отчетов о состоянии дебиторской задолженности;
  • проведение работы по урегулированию разногласий по взаимным расчетам с контрагентами (в т.ч. подготовка документов для ведения претензионно-исковой работы);
  • оформление документов при выставлении счетов и актов сверки.


Widget not in any sidebars

3,399 просмотров всего, 3 просмотров сегодня

Дебиторская задолженность: что же с ней делать?

Это очень частый вопрос, который мне задают. И он настолько «горячий», что я не буду плести вокруг него красивые речевые обороты и метафоры, а просто расскажу, какие действия следует предпринимать для контроля дебиторской задолженности (это когда не вы должны, а вам). А также расскажу, какие тут уместны принципы.

Между прочим, эти принципы достаточно жесткие и точные. Приведенные ниже элементы являются частью точной административной технологии, отходить от которой я бы не рекомендовал.

Первый вопрос — кому поручается сбор дебиторки, кто работает с должниками? Ответ «менеджер по продажам» неверен. Ответ «мальчики с утюгами и паяльниками» несовременен. Ответ «руководитель» разрушителен.

Правильный ответ — специально обученный сотрудник бухгалтерии. Да-да, именно бухгалтерии. Сбор дебиторской задолженности как бизнес традиционно был прерогативой именно бухгалтерских фирм, таких, как «Прайсвотерхаус» и «Маккинзи». Они занимались подобной деятельностью с самого основания, что совершенно логично. При сборе задолженности ничего продавать не надо — все уже продано. Надо просто проследить, чтобы люди выполнили свои обязательства. Как это сделать технологично?

В бухгалтерии заводится сотрудник, который либо от природы обладает слонопотамским спокойствием и непрошибаемостью, либо его можно обучить этому на специальных курсах по общению. Этот человек регулярно рассылает всем дебиторам заказные письма с уведомлением о состоянии их счета. Такая рассылка делается минимум раз в месяц, либо чаще. Также этот человек планомерно, с упорством бегемота связывается с должниками раз или два в неделю, а к доступным территориально приезжает лично. Он очень вежлив и официален, никогда не угрожает. Ведет себя при контактах как в первый раз.

Никогда не забуду, как сотрудница моей бухгалтерии (розовощекая девочка в очках, которая умела сделать очень озабоченное лицо — эдакая «Катя Пушкарева»), выполняющая эту функцию, пришла к клиенту и, получив ответ «Мы еще не наторговали, касса пустая», села на стульчик, перевела дыхание и молвила: «Ну, ладно. Я подожду». Уверяю вас, это действует хуже, чем мальчики с дубинами и угрозы.

Первая реакция моих клиентов на это структурное решение обычно такова — нельзя снимать эту функцию с менеджеров по продажам, иначе они обнаглеют и начнут грузить товар всем без разбору, невзирая на растущую дебиторку. Подождите. Это же просто решается.

Во-первых, не надо снимать с торговых агентов ответственность за дебиторку — снимите просто функцию. Я, например, не выплачиваю менеджерам по продажам зарплату по сделке, по которой вообще висит хоть какая-то дебиторка. Даже не начисляю! Клиент рассчитался полностью — о’кей, данные по сделке идут в расчет. Но это не значит, что менеджеру поручено механически работать с должниками.

Резоны простые. Я сделал как-то калькуляцию времени торговых агентов, которые сами выписывали для клиентов бухгалтерские документы и работали с дебиторской задолженностью. Получилось, что они занимались этим больше, чем половину рабочего времени! Для фирмы это огромная недополученная прибыль из-за снижения возможных заключенных сделок.

Читать еще:  В какой срок нужно оформить материнский капитал

Плюс к этому менеджер по продажам расстраивается, когда выбивает деньги с должников, и начинает продавать осторожно. А это совсем не тот стиль, который ведет отдел продаж к звездным показателям. К звездам ведут уверенность, компетентность и желание помочь клиенту. А страх и мысли о наказании делают человека чересчур серьезным (в самом плохом смысле этого слова, в том, о котором говорил барон Мюнхгаузен) и снижают его скорость.

Решается вопрос с объемом дебиторки (чтобы он не противоречил политике компании) чисто аппаратным способом: при помощи бухгалтерской программы, выписывающей документы. Выставляется «стоп-список» по двум параметрам: срок погашения задолженности и ее объем. Просрочил — «фиг тебе пионеров в церковный хор». Превысил — «фиг тебе монашек в баню». «1С» это позволяет сделать, любая нормальная бухгалтерская программа должна это уметь.

И все. Менеджер не напрягается, считая в уме — а могу ли я ему отгрузить еще? Он не тратит время на плановую работу с должниками, но и не теряет их из виду — зарплаты-то нет. Никто не запрещает ему тряхнуть должника — просто не нагружают лишним.

Еще один плюс такой системы: «менеджер хороший — плохая бухгалтерия». Торговый агент всегда может сказать клиенту: «Иваныч, дорогой, лучше вовремя заплати. Я-то с тобой в хороших отношениях, но попадешь в лапы нашей бухгалтерии… с живого не слезут! Там у нас просто звери…» Кто бывал на допросах «хороший — плохой», знает, что эта система работает, даже если знаком с ней по голливудским фильмам.

Это что касается порядочных дебиторов. Не «кидал».

С мошенниками же надо разбираться, используя действия по правосудию. Если они состоят в какой-то ассоциации, надо решать вопросы через третьих лиц, имеющих на должника влияние. А если совсем обнаглел — через суды. Это уже задача юристов.

Но в суд надо обращаться в крайнем случае, если вы уже готовы потерять этого клиента. Как правило (не всегда) после этого действия деловые отношения прекращаются.

Как справиться с дебиторской задолженностью

Такое явление, как дебиторская задолженность, возникает в деятельности практически любой организации. «Дебиторкой» бухгалтера называют те финансовые обязательства, которые должны выплатить вашей организации сторонние лица либо другие компании. Не стоит относиться к дебиторской задолженности слишком легко и пускать всё на самотек, ведь это может привести к определенным неблагоприятным последствиям для предприятия.

Управление дебиторской задолженностью следует рассматривать как системный процесс, который содержит в себе немало стадий. И начинать это управление нужно еще до заключения договора с клиентами, партнерами или другими лицами, с которыми вашу компанию связывают финансовые взаимоотношения.

Для четкого понимания того, о чем далее пойдет речь в статье, приведем общепринятое определение дебиторской задолженности. Дебиторская задолженность – это сумма долгов клиентов, заказчиков, поставщиков, партнеров и различных подотчетных лиц, которую они должны выплатить организации в течение определенного времени. Чаще всего, говоря о дебиторской задолженности, подразумевают её выплату в течение одного года. Если речь идет о тех долгах, выплату которых компания ожидает в срок, превышающий рамки 12 месяцев, то такая задолженность уже называется долгосрочной.

Методы борьбы с дебиторской задолженностью

Устранение дебиторской задолженности однозначно повлечет за собой увеличение суммы средств, которыми владеет компания. Это выгодно для любой организации, и поэтому методам борьбы с «дебиторкой» нужно уделить особое внимание. Если с дебиторской задолженностью не работать, она может перейти в статус «мертвой» и тогда вы вряд ли уже получите этот долг. Чтобы такого не допустить, придерживайтесь следующих правил:

1. Работать с дебиторской задолженностью должен отдельный сотрудник в организации. Не нужно поручать обязанность «выбивания» денег из должников тем сотрудникам, в прямые задачи которых это не входит. Менеджер по продажам, маркетолог и любой другой сотрудник должен заниматься своим делом. Часто, если компания сравнительно небольшая и не имеет возможности нанять для выполнения данных обязательств отдельного человека, то этим начинает заниматься бухгалтер. В принципе, вариант может и не самый лучший, но вполне приемлемый.

2. Часто в борьбе с дебиторской задолженностью хорошо работает стратегия «хорошего и плохого полицейского». Если с должником общается один сотрудник в жесткой и принудительной форме, а затем другой уже более лояльно и понимающе, то шансы на то, что вам в скором времени вернут долг, повышаются. Однако, с применением такой стратегии нужно быть осторожным – не перегните палку с «плохим полицейским».

3. Конкретно «выбиванием» долгов занимаются коллекторы. Для этого даже создаются целые коллекторские агентства. И всем известно, что коллекторы особо не церемонятся с должниками, а всегда действуют напористо и может даже жестоко. Используйте это в работе со своими должниками. Обзвоните своих должников и поставьте следующее условие: если в течение определенного времени задолженность не будет погашена (или какая-то её часть), то ваша компания передаст сведения о должнике коллекторской службе. После сообщения о том, что коллекторы будут использовать жесткие способы получения денег, обычно какой-то процент должников пугается и начинает искать способы погасить задолженность немедленно.

Чтобы такой разговор с должником не выглядел как угроза с вашей стороны, в конце скажите, что вам очень жаль, что всё так получается, но организационная политика вашей компании предписывает поступать в этой ситуации именно так, и вы ничего не можете с этим сделать.

Читать еще:  Как стать инкассатором

4. Если по истечению указанного вами срока задолженность так и не была погашена, ваш сотрудник (выполняющий обязанности коллектора) должен начинать обзванивать каждого должника. Действовать нужно вежливо, но настойчиво. Должник должен понять, что он «на крючке», и его не оставят в покое, пока он не выплатит долг.

Ко всему прочему, ваш сотрудник должен знать меру в общении с должниками. Не нужно сразу же начинать звонить по несколько раз в день или трезвонить по ночам. Можно начинать звонить с более менее большими промежутками, постепенно сокращая их интервал (то есть, чем дальше – тем чаще звонки). Так должник будет еще больше чувствовать, что «обстановка накаляется» и что-то предпримет.

5. При обращении за помощью в коллекторское агентство, помните, что за свои услуги оно возьмет с вас немаленький процент. Если сумма задолженности не такая уж и большая, попробуйте справиться с должником своими силами. К услугам коллекторов есть смысл прибегать только, если речь идет об очень крупной задолженности.

6. Если коллекторы в представлении большинства людей – это жесткие, грубые люди, которые любыми способами (даже самыми жестокими) получат деньги, то сотрудник вашей компании, выполняющий роль коллектора, должен наоборот быть понимающим и желающим помочь.

Если с вашим должником уже пообщался настоящий коллектор, то будет неплохо, если через короткое время должнику позвонит ваш сотрудник и искренне его поддержит, посоветует, где можно взять денег, чтобы отдать долг, и немного посетует на «этих зверей коллекторов, которые уже совсем утратили облик человечности». Однако, помните: всё должно быть в меру.

7. При общении с должниками не нужно бросаться пустыми угрозами. Фразы «у вас будут серьезные проблемы, если не заплатите через три дня» и т.д. может и звучат устрашающе, однако, если вы не собираетесь создавать должнику эти проблемы или понятия не имеете, как это сделать – лучше не говорите об этом. В конце концов, если по истечению указанных трех дней должник не заплатил, а вы так и не создали ему обещанные «проблемы», он просто перестанет воспринимать вас всерьез.

8. Старайтесь вести переговоры о задолженности только с одним сотрудником компании-должника. Если вас постоянно будут перенаправлять с одного сотрудника на другого (говоря о том, что «я не занимаюсь этими вопросами, поговорите с тем-то и тем-то»), вам придется с каждым из них начинать вести свою стратегию разговора по дебиторской задолженности с самого начала. Если же такое происходит, до последнего добивайтесь разговора именно с тем человеком, с которым изначально начали вести переговоры.

9. В некоторых случаях можно применить хитрость, притворившись, например, клиентом или потенциальным партнером компании, которая вам должна. Попав под «прикрытием» к самому главному человеку в компании (ген.директору, например), начните говорить о том, за чем собственно и пришли – об их задолженности перед вашей организацией.

10. Когда должник наконец-то выплатил вам долг, остался только заключительный этап работы с данной дебиторской задолженностью. И заключается он в том, что нужно поблагодарить вашего, уже не должника, а просто клиента, заказчика и т.д. и сообщить, что вы будете рады с ним сотрудничать и в дальнейшем.

Как не допустить дебиторской задолженности

Еще несколько полезных советов о том, как минимизировать дебиторскую задолженность либо вообще её не допустить:

Старайтесь не предоставлять клиентам кредит или делайте это только в крайних случаях. У вашей компании должна быть четкая стратегия касательно финансовых вложений. Если компания располагает свободными средствами, то предоставление кредита может послужить хорошим вложением денег за счет полученных процентов от кредита. Если же вы понимаете, что от предоставления кредита ваша компания может только пострадать, лучше вообще откажитесь от такой услуги клиентам.

Не медлите с выставлением счетов. Как только клиент получил партию вашей продукции или ему была предоставлена услуга, сразу же присылайте счет. Пока вы не выставите счет, клиент не будет вам платить. Политика некоторых компаний, заключающаяся в выставлении счетов всем клиентам или заказчикам в конце месяца, не совсем рациональна. Так они теряют большое количество времени, если, например, сделка была совершена в начале месяца.

Всегда указывайте крайние сроки оплаты на чеке. Избегайте неопределенности по типу «оплата при получении». Лучше укажите конкретную дату, в срок которой должен уложиться ваш клиент (заказчик, партнер) при оплате за товар или услугу.

Поощряйте оплату по счетам до указанного срока. Если вы поставили условие оплатить в течение 30 дней, а клиент готов сделать это раньше, предоставляйте небольшую скидку. Может скидка будет и небольшая (1-2%), однако, клиент почувствует вашу проявленную благодарность за быструю оплату.

И напоследок, помните о том, что долги – это явление, которое было, есть и будет в любом бизнесе. Не нужно впадать в панику, когда вам не заплатили в срок, и совершать необдуманные поступки в отношении должника, но и пускать это дело на самотек также не стоит. В конце концов, во время работы с должниками, вы вырабатываете и укрепляете в себе такие качества, как настойчивость, упорство и твердость. А это, несомненно, пригодится вам в вашей дальнейшей деятельности как бизнесмена.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector